Assistant Administratif / GIZ

Dans la cadre de la mise en oeuvre de ses activités, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) lance un avis de recrutement pour: Assistant/e administrative/ve au bureau Gestion des risques GIZ/KfW
Poste à mi-temps soit 20 heures par semaine
Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste travaille pour le compte du Bureau Gestion des Risques (G-RMO) de la Coopération Allemande au Mali. Sa responsabilité est d’assurer la gestion administrative et logistique des activités du Bureau Gestions des Risques.
Le/la titulaire du poste assiste le G-RMO dans la réception et le triage des informations en provenance des projets, le planning des briefings de sécurité, le maintien des inventaires des équipements appartenant au G-RMO et dans la mise à jour régulière des outils de communication et de suivi du personnel (cascade téléphonique, web sms, liste de localisation)
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Gestion de l’information et de la communication

Le/la titulaire du poste
Est responsable de l’adresse email rmo-mali qui sert de point de contact à tous les projets de la GIZ et à la KfW
Reçoit les informations liées aux départs et arrivées du personnel GIZ/KfW et met à jour la liste de localisation en fonction.
Reçoit les informations liées aux arrivées et aux départs des visiteurs et consultants et met à jour la liste de localisation en fonction.
Reçoit les demandes de briefing sécurité et y répond après concertation en interne.
Envoie des demandes de réunion avec Outlook aux collègues du RMO pour officialiser la date et l’heure des briefings de sécurité.
Réception des demandes de validation mission terrain en provenance des projets et de la KfW et répartition au sein du RMO pour traitement. Effectue des rappels aux collègues du RMO si les missions ne sont pas traitées à temps.
Gestion logistique et administrative
Le/la titulaire du poste
Maintient un inventaire et assure la gestion des téléphones GSM appartenant au RMO
Maintient un inventaire et assure la gestion des téléphones satellites appartenant au RMO
Prépare les paquets de bienvenue pour les visiteurs du bureau
Assure que les téléphones GSM remis aux visiteurs fonctionnent et ont du crédit.
Tient à jour la liste Excel de participation au briefing de sécurité
Maintient un inventaire et assure la gestion des radios VHF
Prépare les bons de commande pour les achats du RMO
Organise l’archivage des documents et la tenue des classeurs du RMO
Gestion des outils de communication
Le/la titulaire du poste
Met à jour l’outil Web SMS pour le personnel international et national sous supervision du RMA
Met à jour l’outil « cascade téléphonique expatrié » sous la supervision du RMA
Reçoit et inventorie les cascades téléphoniques des projets
Assure un suivi avec les projets concernant les cascades téléphoniques et le Web SMS.
Organisation et maintien du dossier RMO sur le serveur
Autres attributions
Le/la titulaire du poste
Participe à la réunion CRMT pour effectuer la prise de notes
Prépare le compte rendu des réunions CRMT
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification :

License/maîtrise ou diplôme équivalent.
Expérience professionnelle :
Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et logistique pour des entreprises ou organisations publiques ou privées
Autres connaissances/compétences :
Maitrise avancée de Microsoft Office notamment Excel et Word (requis)
Maitrise avancée de Microsoft Outlook (requis)
Excellente capacité de communication à l’écrit en français (rédaction de courriels)
Excellente capacité de communication verbale en français
Très bonnes capacités d’organisation du travail et de mise en place de systèmes
Etre méthodique et avoir le souci du détail
Etre flexible en cas de besoin et adapter son temps de travail
La connaissance de la langue anglaise est un atout
Le dossier de candidature doit inclure :
Une lettre de motivation signée
Un curriculum vitae actualisé
Des copies légalisées de vos diplômes
Des copies légalisées de vos certificats de travail
Les coordonnées (y inclus adresse mail et adresse physique du bureau) de deux personnes de référence + au moins une lettre de référence
Lieu de dépôt des dossiers :
Tout dossier de candidature doit être déposé avec la mention « Candidature: Assistant administratif bureau Gestion des risques »
Tout dossier de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être:
i) soit déposé au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures
ii) soit envoyé par e-mail à : M. Quentin BOUCQUEY : quentin.boucquey@giz.de
La date de clôture des soumissions est fixée au 15 mai 2017 à 12h00.
Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à M. Quentin BOUCQUEY : quentin.boucquey@giz.de
NB. Seuls les candidats présélectionnés sur dossiers seront contactés
La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Source : Malipages.com

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